När en entreprenör för bygget är utvald kommer ett viktigt förberedelseskede inför byggstart. Det är oftast först då som byggledaren anlitas. Det är en fördel om byggledaren eller projektledaren för bygget involveras tidigare i processen men det sker sällan eftersom man i de tidigare skedena inte vet om projektet verkligen blir av. Om byggledaren anlitas i detta skede är det oerhört viktigt att all tänkbar och värdefull information överförs från design-teamet till byggledaren som fr.o.m. detta skede tar kommandot och ansvaret för projektets genomförande. Design-teamet har fram till nu svarat för preliminära kostnadsberäkningar, tänkbara byggmetoder och översiktliga val av olika kvaliteter. Kvaliteten på informationsöverföringen i detta skede är således helt avgörande för projektets fortsatta framgång.

Fr.o.m. detta skede övertar, som sagt, byggledaren eller projektledaren ansvaret för genomförandet. Här handlar det om att göra en mycket god och realistisk planering av arbetet, sätta ihop det bästa teamet för genomförandet. Man kan likna detta förplanering med planeringen av en militär aktivitet. Ansvarigt befäl har fått order att genomföra en aktivitet och det gäller att planera, organisera, leda, samordna och besluta om metoder att kontrollera hela projektet.

Det är här som byggledarens kompetens och erfarenhet behövs för att kunna förutse tänkbara problem och frågeställningar långt innan de kan komma upp i verkligheten. Han eller hon måste lära känna projektet så väl att risken för överraskningar under själva projektprocessen blir minsta möjliga.

· Läs in kontraktet väl så att du vet vad som gäller. Försök att förutse potentiella risker med avseende på tid, kostnad och kvalitet och planera åtgärder för att undvika dessa

· Sätt ihop det bästa teamet för att leda projektet till ett lyckat resultat. För små projekt kan byggledaren vara ensam, för större projekt behövs ett team som består av flera personer med olika specialiteter och erfarenheter.

· Upprätta en översiktlig tidplan för hela projektet

· Skapa ett system för att kontinuerligt kunna följa upp samtliga kostnader

· Skapa ett system för effektiv kvalitetskontroll

· Kontrollera att alla nödvändiga tillstånd för bygget finns och komplettera med de som fattas

· Starta med att föra kontinuerlig dagbok över väsentliga händelser under projektets gång. Ett bra komplement till dagboken är att ta foton med datumangivelser över projektets framskridande

· Skapa rutiner för att betalning av hantverkare och material

· Skapa rutiner för hur ändringsarbeten ska hanteras

· Skapa rutiner för att koordinera byggverksamheten på plats, leverans och transport av material, utrustning och avfall

· Skapa rutiner för anställnings- och andra frågor när det gäller såväl direkt anställda som underentreprenörer

· Skapa rutiner för hur miljö- och säkerhetsfrågor ska hanteras.

· Skapa rutiner för kontinuerlig kommunikation, information och rapportering till berörda. Lägg fast en rutin för kontinuerligt återkommande och effektiva bygg- eller projektmöten.

· Skapa en rationell och säker byggplats med utrymme för material, transporter, personal, kontor med ritningar och andra handlingar, avfallshantering etc.

Läs mer om att vara byggledare här

Och läs mer om att upprätta ett förfrågningsunderlag här